支出管理与。 ERP采购

GEP 和北卡罗来纳州立大学 (NCSU) 供应链资源合作社对各行各业的供应链、采购和 IT 专业人员进行了调查,以深入了解他们在供应链弹性和优化方面的优先事项和战略。 调查结果表明存在一系列偏差,其中流程、技术和信息流方面的差距可能会拖累生产力和优化。 在接受调查的专业人士中,59% 的人认为采购/采购和供应链之间的差距是主要的脱节,也是最紧迫的痛点。

但事实证明,真正整合供应链的愿景难以实现。 多企业供应链网络 (MSCN) 是改进跨扩展供应链协作的关键技术。 MSCN 是建立在公共云(多对多架构)上的供应链流程协作解决方案,它支持贸易伙伴和第三方数据馈送社区。 MSCN 解决方案提供跨扩展供应链的供应链可见性、基于网络的应用程序和网络分析。

在供应商入职、沟通、合作伙伴管理以及能够提供独特的分析方面,网络具有独特的优势。 通常,网络上的行业参与者数量越多,解决方案就越好。

支出管理解决方案利用网络

MSCN 市场由不同类型的解决方案组成。 一种解决方案是业务支出管理。 主要支出管理供应商包括 GEP、Coupa 和 Jaggaer。

根据 ARC 的定义,当业务支出管理解决方案用于直接采购时,它就是 MSCN。 间接材料不被视为对供应链管理很重要。 在采购中,与直接材料相关的问题比间接材料的复杂性更重要,也更困难。 直接材料是直接用于制造过程的原材料、组件或组件。

驻留在 ERP 和业务支出管理解决方案中的采购应用程序做的事情非常相似。 例如,制造商需要做出的关键决定之一是他们是否应该继续从他们的供应商之一购买商品。 基于 ERP 的采购和支出管理解决方案都有供应商主数据。 这些数据将包括公司名称、总部地址、工厂所在地、公司是否为少数股权、公司财务状况是否良好以及与公司进行贸易是否合法等内容。

在最简单的层面上,买家可能会询问供应商他们所拥有的信息是否仍然是最新的。 例如,您仍然是少数股权公司吗? 如果信息不是最新的,买家可能会决定在数据更新和验证之前不与供应商做生意。

采购解决方案通常会根据购买的信息进行更新。 例如,邓白氏 (D&B) 发布公司信誉报告。 同样,笛卡尔提供了一种称为被拒绝方筛选的解决方案。 被拒绝方筛选提供了一份与其开展业务是非法的公司的名单。

来自 Oracle 等 ERP 公司的两种采购解决方案ORCL
或 Infor(或业务支出管理解决方案)可以帮助公司执行这些采购供应商决策。 这些解决方案允许公司从组织导入实时第三方信息源,这些组织监控供应商是否为少数族裔所有、是否雇用儿童或工厂中的工作条件是否不安全。 一些信息——例如,少数族裔公司拥有的天气——每年更新一次。 但是很多供应商的信息每年都需要更新很多次。

如果公司不应该与有问题的供应商做生意怎么办? 该供应商可以被“搁置”。 有几种保留类型,但在 Oracle 中,“保留所有新采购单据”设置会阻止将任何新采购订单下达到特定供应商站点的能力。 同样,对于支出管理解决方案,如果信息不是最新的,则可以停止采购订单。 Oracle、Coupa 和其他公司提供量身定制的问卷,允许通过供应商调查收集尽职调查信息。 然后,该信息可以自动流入供应商主数据。

因此,就保持供应商数据为最新,然后执行不与供应商合作的决定而言,功能是相似的。 网络有什么大不了的?

PO 是支出管理解决方案的支点

使用支出管理解决方案,采购订单会推动向支出管理供应商付款。 虽然 PO 在 ERP 系统中启动,但这些 PO 会通过支出管理平台进行路由。 当支出管理将采购订单发送给供应商时,就会为支出管理软件提供商启动一笔小额支付交易。 如果支出管理供应商想要获得报酬,发票最好有准确的供应商数据。 因此,支出管理供应商受到激励,以帮助保持其客户的关键供应商数据准确无误。

GEP 产品营销总监 Alex Zhong 认为,采购订单 (PO) 功能不应在统一平台之外完成:“采购商可以向供应商发送采购订单,但无法共享更新后的可见性。订单状态、更改订单活动以及物流和支付信息在多企业方之间的管理、引导流程中进行,两者都无法了解当地正在发生的事情。 这几乎肯定会导致履行订单的周期时间长、无法制定生产计划、库存短缺或延迟导致的交付中断,和/或由于供应订单管理不善导致的高库存安全库存和成本。 在破坏性的环境中,这些问题会进一步放大,影响弹性。”

供应商尽职调查

当买家与直接材料供应商合作时,他们会寻求进行尽职调查。 他们创建提案请求 (RFP) 并要求提供各种信息:您的公司是少数股权吗? 与您提供的产品相关的碳足迹是多少? 你有经济能力吗? 还有很多很多其他的问题。 每个买家都会要求不同的信息,但买家想要了解的大部分信息都是相同的。 业务的祸根之一是填写 RFP 所需的时间和精力。

但是对于基于网络的解决方案,如果潜在买家在网络上,则该潜在客户可以访问他们想知道的许多东西。 供应商在创建 RFP 时需要花费的精力大大减轻。 网络越大,潜在买家就越有可能与供应商在网络上。

GEP 网络拥有 5 万活跃的供应商,每年进行超过 10 万笔交易和 300 亿美元的支出。 GEP 估计,大约 35% 的支出是直接支出。

然后是贾格尔。 Jaggaer 网络拥有 1800 名采购客户,由 5 万家供应商提供服务。 每年有 550 亿美元的支出,其中大约 30% 是直接支出。

Coupa 网络包括 8 万家供应商,超过 2500 家客户。 这代表了 3.6 万亿美元的管理支出。 直接材料的支出金额尚未公开。

PO 是支出管理解决方案的关键支点

使用支出管理解决方案,采购订单会推动向支出管理供应商付款。 虽然 PO 在 ERP 系统中启动,但这些 PO 会通过支出管理平台进行路由。 当支出管理将采购订单发送给供应商时,就会为支出管理软件提供商启动一笔小额支付交易。 如果支出管理供应商想要获得报酬,发票最好有准确的供应商数据。 因此,支出管理供应商受到激励,以帮助保持其客户的关键供应商数据准确无误。

GEP产品营销总监Alex Zhong, 认为 采购订单 (PO) 功能不应该在统一平台之外完成:“采购员可以向供应商发送采购订单,但无法共享更新订单状态、更改订单活动以及物流和支付信息的可见性。多企业方之间有管理的、有指导的过程,两者都不会有一个窗口来了解当地正在发生的事情。 这几乎肯定会导致履行订单的周期时间长、无法制定生产计划、库存短缺或延迟导致的交付中断,和/或由于供应订单管理不善导致的高库存安全库存和成本。 在破坏性的环境中,这些问题会进一步放大,影响弹性。”

网络和采购

如果公司想与新的供应商合作,基于网络的解决方案可以帮助确定可能与之合作的卖方公司。 这种寻找潜在新采购合作伙伴的能力是网络上买方和卖方参与者都看重的东西。

但在网络上寻找间接供应商比直接供应商容易得多。 例如,办公室清洁服务是一个有很多参与者的类别。 相反,生产过程中使用的零件可能是为该制造商定制的。 创建采购同行组并不像查看目录那么简单。

通常还需要分解物料清单然后捕获可用于在网络中搜索供应商的技术规范的逻辑。 并非所有支出管理解决方案提供商都具有此功能。 但 Jaggaer 的首席执行官 Jim Bureau 表示他们确实这样做了。 在公司使用配方而不是材料清单的过程工业中,采购更加复杂。 “我们确实在制药和化学行业工作,Bureau 先生解释说。 “如果你在这些行业制造新产品,你需要能够通过它们的化合物结构来搜索材料。 这使化学家能够在分子水平上说出他们试图寻找的来源。”

网络和基准测试

公司寻求将其绩效与同行进行比较。 业务支出管理网络会生成大量数据。 这些数据可用于帮助采购部门对他们的绩效进行基准测试。 如果网络是在其租户的适当许可下构建的,可以将其机密数据用于不影响专有数据的特定目的。 在 Coupa,采购专业人士已授权 Coupa 汇总和匿名化他们的数据以进行分析。 Coupa 将此称为社区智能。 Coupa 客户可以获得基准数据,但他们知道与他们购买的产品相关的数据——包括他们支付的价格和他们合作的供应商——不会与其他人共享。

例如,Coupa 有一个称为“风险管理评估完成率”的指标,它指定了公司供应商填写的风险问卷的百分比。 在表现最好的采购组织中,86.2% 的供应商填写了这些问卷。 为了使基准指标有效,它们需要基于大样本。 由于网络上有 2500 个采购组织,这些指标显然具有统计意义。

Coupa 有一个名为 Risk Aware 的产品,它使用社区情报来帮助评估与客户合作的相关风险。 该解决方案基于有关风险的第三方数据——信用评分、法律文件、政府数据等。但该数据与社区交易数据结合以生成风险评分。

供应链融资

经济衰退似乎迫在眉睫。 在经济衰退期间,公司试图通过更慢地向供应商付款来保护他们的现金流。 这可能适得其反。 它可以使较小的供应商倒闭。 业务支出管理供应商可以利用网络数据来帮助为供应商提供更好的融资选择。

如果供应商的风险评分正在增加(部分由社区情报确定),并且他们是重要的供应商,则买方可以同意在可以获得折扣的情况下立即向公司付款。 对于小公司来说,现金流往往比利润更重要。

供应链金融项目历来由金融机构提供,但通常只提供给顶级供应商,而不提供给最需要它们的中小型企业。 但是,公共云平台可以看到买家和供应商之间的购买交易。 该平台可用于向银行显示供应商有发票,因此最终将得到付款。 然后银行可以提供保理交易。 在保理业务中,企业以折扣价将其应收账款(即发票)出售给第三方(通常是银行)。 网络上的交易数据可以加速这些要素交易,同时为银行提供更多保证,从而减少供应商必须支付的折扣。

最后的思考

最终,当公司在传统的 ERP 采购解决方案和业务支出管理解决方案之间做出选择时,功能的深度、解决方案与其他业务应用程序的集成方式以及解决方案的成本都是关键考虑因素。 尽管如此,网络解决方案确实具有一些独特的优势。

资料来源:https://www.forbes.com/sites/stevebanker/2022/08/08/the-power-of-the-network-spend-management-vs-erp-procurement/